選考辞退はどのタイミングで伝えるべき？メールで伝えてもOK？

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選考辞退はどのタイミングで伝えるべき？メールで伝えてもOK？

2022.12.14

選考辞退はどのタイミングで伝えるべき？メールで伝えてもOK？

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転職活動の中で、「他の会社に内定をもらった」などの理由から、選考辞退をしたいと思うケースに遭遇する時もあるかと思います。そのような時、選考辞退はどのタイミングで伝えればよいのでしょうか。またメール、それとも電話で伝えるべきなのでしょうか。
今回は、社会人として適切な選考辞退の伝え方をお伝えします。

選考辞退のタイミング

選考辞退の連絡は、「なんとなく気まずい」「どう伝えればよいかわからない」などの思いから、億劫に感じやすいもの。しかしそのまま放置をしたために、辞退連絡が遅れたり無断辞退になると、企業や他の応募者に迷惑をかけることに繋がります。

企業は、様々な理由により選考辞退があることを想定しているため、良識的なマナーを意識して選考辞退をすれば、全く問題はありません。

辞退の意思が決まった時点で、できるだけ早く連絡をすることが大切です。

選考辞退の方法は？

選考辞退の連絡は、基本はメール、もしくは媒体のメッセージ機能などこれまでに連絡を取っていた手段で行うとよいでしょう。ただし電話が望ましいと考えられるケースがいくつかあるため、次に該当する場合は連絡方法に注意が必要です。

①緊急性が高い場合

面接日の前日や当日に辞退を伝えたい場合、メールでの連絡は企業側の確認が遅れる可能性があります。確実に辞退の旨を伝えられる電話が望ましいでしょう。

②内定辞退や選考の最終段階の場合

内定後や、選考の最終段階の辞退の場合は、企業が選考に費やした時間が長いため、誠意をもって感謝の気持ちと共に辞退の旨を伝えられるよう、電話で連絡をしましょう。

選考辞退の伝え方とポイント

選考辞退を伝えるときは、実際の理由をそのまま伝える必要はありません。

「他に内定をもらった」「よくよく考えたら、やりたいことではなかった」「社風が合わないと感じた」など、そのまま伝えにくい理由や、伝えないほうが無難な場合は、「一身上の都合」と伝えても差し支えありません。

一般的に、尋ねられない限り理由の詳細を伝える必要はありませんが、担当者から、辞退の理由を尋ねられる場合もあります。明確な理由がある場合は、丁寧に誠意をもって伝えるようにしましょう。理由が不明確な場合、引き止められるなど辞退をしづらくなる場合があります。辞退を伝えるときは、キッパリと辞退の意思を伝えることが肝要です。

また、ここまでの自分の採用活動に時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。今後関わる可能性はないと感じるかもしれませんが、「良好な関係性を続ける」という気持ちを持って、誠実なコミュニケーションを取ることが社会人としてのマナーです。

選考辞退メールの例文

選考辞退のメールの例文です。
電話連絡をする場合も、あらかじめ伝える内容をメモして手元におき、スムーズに伝えられるようにしましょう。

件名：選考（内定）辞退のご連絡

〇〇〇〇株式会社
△△部　××様

大変お世話になっております。
〇月×日に、面接の機会をいただいております□□□□です。
このたび、一身上の都合により、選考（内定）を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
これまで選考にお時間を割いていただきましたこと、感謝申し上げます。

本来ならば、直接ご連絡をするところですが、メールによる連絡になりましたこと、お詫び申し上げます。
貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名　
□□□□